¿Conoce usted la diferencia entre un documento de archivo y un libro?

El documento de archivo y el libro son fuentes de información muy disímiles. Su misma definición, las características que les son inherentes y los elementos que deben tomarse en cuenta para realizar los procedimientos de clasificación y catalogación de cada uno, lo comprueban

El Director Asistente de la Dirección General de Archivos y Bibliotecas del MRE, Miguel Abello, expone: Existe una gran diferencia entre la fuente documental y la fuente bibliográfica, pues tienen tratamientos distintos y condiciones de almacenamiento y acceso diferentes”.

Abello afirma que para comprender cabalmente el enorme contraste existente entre el documento de archivo y el libro es necesario tener clara la definición de cada uno: “Un documento de archivo puede definirse como una fuente de información primaria única e insustituible, elaborada por una institución o por un individuo en el desempeño de sus funciones, que sirve como elemento probatorio de un hecho”.

El libro, en cambio, desde el punto de vista bibliotecológico, es una fuente de información terciaria, que puede ser elaborada sobre la base de los documentos de archivo; producida en serie y, por ende, recuperable en caso de pérdida, continúa Abello.

Y a partir de la conceptualización de ambas fuentes informativas, se hacen evidentes otras diferencias. Explica Abello: “Un documento puede versar sobre gran cantidad de temas, el libro suele ser monotemático. En cuanto al acceso, el documento está sujeto o ciertas restricciones relacionadas con la confidencialidad de los datos que contiene, mientras que el libro es público y se hace para ser leído”.

Abello expone que los libros presentan cierto tipo de estandarización, pues en ellos son constantes y comunes datos específicos como autor, título, ciudad, año y editorial: “Por eso en todas las bibliotecas del mundo las búsquedas bibliográficas se realizan con la ayuda de tres entradas básicas: autor, título y materia. Los datos que identifican a los documentos de archivo son múltiples por lo que las búsquedas requieren a veces el cruce de muchas variables”.

La clasificación y la catalogación

Los datos que deben contemplarse para realizar las labores de catalogación y clasificación de los documentos de archivo son mucho más variados que los utilizados para la catalogación y clasificación de los libros. Según Abello, para los documentos de archivo no hay estándar posible. Organizarlos supone tomar en cuenta varios tipos de información; como el autor, la fecha, el ente del cual proviene o al que está dirigido: “No debe olvidarse que los documentos de archivo no sólo incluyen cartas personales, memorandos, presupuestos, diarios de actividades e informes. También las facturas, dibujos, postales, sobres, y notas, entre muchísimos otros elementos, pueden considerarse como tales”.

Por otra parte, la catalogación en el área de archivo exige la descripción de los documentos uno por uno, mientras que el libro es un corpus de información organizada bajo parámetros más o menos universales, por lo que su catalogación resulta más general, rigiéndose este proceso en muchos países por lo pautado en las “Reglas de catalogación Angloamericanas”, en palabras de Abello.

Además, “los documentos tienen caracteres internos y externos. Los caracteres internos tienen que ver con el contenido general: quién lo hizo, para quién lo hizo, de qué trata, en que fecha y ciudad lo hizo. Los caracteres externos se refieren a otras características: idioma, carácter de original o copia, presencia de sellos, marcas de agua, pie de imprenta, etc. Todos esos datos son importantes para la catalogación archivística de un documento pues brindan información valiosa sobre el contexto social, económico, político e histórico en el cual fue elaborado, por lo que todos esos datos deben estar presentes en un catálogo documental”.

Con respecto a la elaboración del catálogo documental, Abello expresa que “el Consejo Internacional de Archivos (CIA)* ha ido creando ciertos parámetros para la catalogación de documentos, pero cada institución, dependiendo de sus características y necesidades, escoge los elementos que más utilidad le aportan para acometer esta labor”.

(*) Para más información sobre la CIA consultar la página web www.ica.org

Para la catalogación de los documentos de archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores, y según afirma Abello, se toman en cuenta datos clave como la ubicación cronológica y geográfica de los mismos, su materia, el número del expediente en el cual se encuentra, el código que se le asigna según su materia, su ubicación física (bóveda, módulo, tramo y caja respectiva), el idioma en el que está escrito, la presencia o ausencia de elementos como sellos, marcas de agua o pies de imprenta, así como anotaciones marginales.

Por último, dada la variedad de elementos que contienen los documentos de archivo, en contraposición con la estandarización propia del libro, la catalogación documental es muchísimo más lenta que la bibliográfica: “Cada expediente puede contener cientos de documentos, por lo que su catalogación puede tomar semanas”, expone Abello.

El objetivo principal del catálogo documental es evitar la manipulación directa del documento original para garantizar su preservación, así como facilitar el acceso a la información contenida en ellos, por lo que en él debe existir una síntesis muy precisa de cada documento, que contenga todos los datos que necesite saber el investigador. En cambio, el catálogo bibliográfico tiene como función ofrecer al usuario información referencial acerca de una obra que puede consultar libremente.

Detalle de las estanterías de la Biblioteca del MRE		Libros pertenecientes a la Sección de Libros Raros de la Biblioteca del MRE.
Un expediente perteneciente al Archivo Central del MRE		Vista de las cajas de expedientes custodiadas en la Bóveda 1 del Archivo Central de MRE.