Fondo documental del MRE: Archivo Nacional en materia de Política Exterior
El Archivo Central del Ministerio de Relaciones Exteriores alberga en sus tres bóvedas alrededor de 700.000 expedientes de enorme relevancia histórica y administrativa, producto de más de 150 años de gestión. Por ello, puede considerarse como Archivo Nacional en materia de Política Exterior.
La Dirección General de Archivos y Bibliotecas del Ministerio de Relaciones Exteriores tiene a su cargo la custodia de dos fondos o colecciones muy importantes para esta institución: el fondo documental y el fondo bibliográfico.
El fondo documental, como expone el Director Asistente y Lic. en Archivología, Miguel Abello, “tiene que ver con la documentación que generan todas las direcciones del Despacho, las embajadas, los consulados, representaciones permanentes de Venezuela en el exterior. Esa documentación se encuentra en el área de Archivo”.
En cambio, el fondo bibliográfico se refiere a la colección de libros y publicaciones periódicas que pueden hallarse en la Biblioteca del Ministerio.
Abello explica que el libro y el documento, y por ende el fondo documental y el fondo bibliográfico, suponen dos áreas de trabajo muy diferentes: “Las fuentes de archivo se denominan fuentes de primera mano, mientras que las fuentes presentes en la Biblioteca son terciarias, preparadas a partir del análisis de las primarias, cuyo producto es un libro. Además, el procesamiento de la información que contiene un documento de archivo y un libro es diferente, así como las normas de acceso a esos datos. Por ejemplo, la Biblioteca atiende tanto a los funcionarios de la Cancillería como al público general, mientras que el Archivo Central es de acceso más restringido porque allí se custodian documentos originales, por lo que privan ciertos criterios de confidencialidad para algunos asuntos, así como el resguardo de la intimidad personal”.
Al hablar del resguardo de la intimidad personal, Abello se refiere a los varios tipos de documentos que se encuentran en el Archivo Central: “En el Archivo pueden reconocerse dos grandes secciones; El Archivo Antiguo, que contiene documentos generados entre 1830 y 1920; y el Archivo Administrativo, que a su vez contiene Archivos de Registro, es decir, documentos relacionados con partidas de nacimiento, defunciones, herencias, nacionalizaciones y registros matrimoniales de los ciudadanos venezolanos”.
Abello comenta que la sección administrativa del Archivo Central se relaciona directamente con la gestión diaria del Ministerio de Relaciones Exteriores: Estos documentos tienen que ver con acuerdos, convenios y tratados, establecimiento de relaciones diplomáticas entre Venezuela y otras naciones, informes que remiten las misiones periódicamente, perfiles de países, seguimiento de asuntos específicos relacionados con la formulación de la política exterior, rendición de cuentas al Ministro o al Presidente de la República , entre muchos otros”.
¿De cuántos documentos hablamos y dónde están?
El Archivo Central del MRE se encuentra ubicado físicamente en tres grandes espacios conocidos como “las Bóvedas”.
Las Bóvedas 1, 2 y 3 están en la planta baja de la Casa Amarilla , contiguas a su puerta de entrada lateral.
Abello explica que la adjudicación del primer espacio para servir de sede del Archivo del Despacho (Bóveda 1) data de 1939.
Un año antes la Nación había adquirido una casa identificada con el número 1 y colindante con la Casa Amarilla por su lado oeste, para ensanche de ésta. El inmueble era conocido como “la casa de la Marquesa del Campo”, y su propietario, Eduardo Sucre, la vendió al Gobierno Nacional por medio millón de bolívares.
El Decreto del Presidente de la República Eleazar López Contreras, de fecha 4 de noviembre de 1938, publicado en Gaceta Oficial Número 19.720, contempla en su artículo 1°: “Adscríbase al Ministerio de Relaciones exteriores, con destino al Archivo y Biblioteca del referido Despacho, el inmueble adquirido por la Nación situado en la Avenida Oeste , número 1, de esta ciudad”. (Subrayado nuestro)
Es así como nace la primera Bóveda del Archivo Central que hoy alberga, según Abello, unas nueve mil cajas de expedientes, definidos como un conjunto de documentos agrupados según criterios específicos, como materia o fecha.
Cuando el espacio disponible en la Bóveda 1 se agotó, los documentos del MRE comenzaron a migrar de la Casa Amarilla : “Para principios de los años noventa existían grupos de documentos dispersos en otras edificaciones. Dada la necesidad de mudar a la Casa Amarilla los grupos documentales diseminados en otros edificios, en 1997 debimos improvisar nuevos espacios, acondicionando entonces la Bóveda 2, en donde instalamos archivos rodantes de unos 3 metros 15 cm de alto, similares a los existentes en la Bóveda 1. En la Bóveda 2 se custodian unas cinco mil cajas de expedientes. De igual forma, para el año 2000 fue necesario buscar un tercer espacio, que hoy se denomina Bóveda 3 y que ahora contiene unas cuatro mil cajas de expedientes”, expone Abello.
Por ende, el Archivo Central posee actualmente unas 18.000 cajas, que suman más de 700.000 expedientes producidos entre 1830 y 1993, aproximadamente.
Las condiciones de seguridad
Los espacios que albergan los expedientes del Archivo Central del MRE están debidamente acondicionados y diseñados para la conservación y custodia de documentos: “Por ejemplo, la Bóveda 1 está blindada con estructuras metálicas, cuenta con detectores de humo y, por supuesto, con extinguidores de incendios. Además, se conservan condiciones climáticas específicas, la temperatura está regulada y se mantiene perennemente en 21 grados centígrados, con un nivel de humedad relativa de unos 65 grados”, explica Abello.
Las Bóvedas 2 y 3 también poseen los equipos que permiten regular las condiciones climáticas necesarias para la conservación de los expedientes, pero, según Abello, “carecen de otros igualmente importantes para garantizar la seguridad de los documentos que allí se custodian, como extinguidores de incendios y detectores de humo”.
Sin embargo, Abello considera que los documentos custodiados en el Archivo Central no corren riesgos físicos de deterioro o sustracción, “pues hemos garantizado las mejores condiciones de seguridad para evitar su hurto, contaminación o daño”.
A pesar de las condiciones de seguridad de las que hoy gozan los documentos del Archivo Central, existen grupos que presentan daños por haber permanecido en áreas inadecuadas, sometidos a niveles excesivos de humedad o calor.
En efecto, los mismos expedientes dan cuenta de las a veces curiosas vicisitudes que han sufrido los documentos del Despacho. Por ejemplo, en el expediente número 28, documento número 553, puede hallarse una misiva manuscrita fechada el 1° de julio de 1880, en la cual se afirma:
“Este Ministerio sabe que en la panadería de la esquina de las Gradillas se emplean hace tiempo como envolvederos (sic) hojas de una publicación oficial titulada ¿? de Venezuela en sus límites con Colombia y espera que U. se sirva encargar a la policía de averiguar cómo han ido a parar allí, y de qué oficina proceden esos libros, embargando los que hayan como propiedad del Gobierno”.
Del papel a la computadora
Las labores de inventario y catalogación de los expedientes del Archivo Central del MRE se iniciaron en 1993, según afirma Abello: “Hemos inventariado gran parte de los 700.000 expedientes del Archivo y los hemos registrado en bases de datos especiales. Con las bases de datos podemos obtener datos referenciales relacionados con la identificación de los documentos existentes, su ubicación cronológica y geográfica, etcétera. Pero nuestra meta hoy es digitalizar cada documento con la ayuda de escáneres, para anexarlos a las bases de datos, y hacer posible su consulta sin necesidad de manipular el documento original, garantizando así su conservación y preservación en el tiempo”.
A su vez, el proceso de digitalización de los documentos dio comienzo el año pasado. Ya se ha digitalizado una serie de 117 expedientes, agrupados bajo el título “Historia de la Casa Amarilla ”, así como unos 350 acuerdos, convenios y tratados: “Pensamos que podría constituirse una sección histórica de consulta abierta con los documentos pertenecientes al Archivo Antiguo, así como elaborar y publicar catálogos de los mismos”, comenta Abello.
La idea general es digitalizarlos todos, pero es un trabajo largo y requiere enorme paciencia. Esta labor se lleva a cabo con la ayuda del programa de distribución gratuita WinISIS, desarrollado por la UNESCO y especialmente diseñado para uso de Archivos y Bibliotecas.
La importancia que para el Ministerio de Relaciones Exteriores y para la Nación supone la colección documental de este Despacho no puede describirse con palabras. El fondo representa la memoria institucional del MRE y un corpus invaluable de información histórica que da cuenta de la vida republicana de nuestro país. Cada documento es único e insustituible y forma parte de un Archivo que, en palabras de Abello, ”no es de ninguna manera un Archivo muerto, al contrario, genera vida propia porque son muchos los que necesitan de sus expedientes”.
Plano original del Proyecto del Museo Comercial de 1921.
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Puerta de la Bóveda 1 del Archivo Central. |
Uno de los 700.000 expedientes custodiados en el Archivo Central. |
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