Fondo bibliográfico del MRE: la otra parte del tesoro

Así como el Archivo Central del MRE alberga unos 700.000 expedientes repletos de valiosos documentos que dan cuenta de la memoria institucional de este ente público, en su Biblioteca se custodian más de 7000 títulos, una especial sección de libros raros y toda la colección de la Gaceta Oficial y de los Libros Amarillos.

La Biblioteca del Ministerio de Relaciones Exteriores está ubicada en el ala sur de la Planta Baja de la Casa Amarilla , y en ella se atiende tanto a los funcionarios del MRE como al público general.

Según el Lic. en Archivología Miguel Abello, Director Asistente de la Dirección General de Archivos y Bibliotecas del MRE, es posible identificar tres secciones en la Biblioteca del Ministerio: “Una sección de referencia en la que pueden consultarse enciclopedias, algunos atlas y las publicaciones oficiales; una segunda sección que puede denominarse ‘general', en la cual se hallan obras diversas que tratan de derecho público internacional, derecho privado internacional, relaciones bilaterales, perfiles de distintas naciones e historia de Venezuela; y finalmente una tercera sección de libros raros, que quizás poseen alguna encuadernación de características especiales, pertenecen a ediciones limitadas o sencillamente son muy antiguos”.

En la actualidad, la Biblioteca cuenta con unos 7450 títulos, publicaciones periódicas, algunas obras referenciales, libros de acuerdos, convenios y tratados, la primera edición del Resumen de la historia de Venezuela en 3 volúmenes (1841) del historiador Rafael María Baralt, entre sus “libros raros”; y publicaciones oficiales como la Gaceta Oficial (toda la colección, desde 1872 hasta el presente, con algunos vacíos cronológicos) y el Libro Amarillo, afirma Abello.

El Libro Amarillo, define Abello, es la memoria y cuenta del Ministerio de Relaciones Exteriores: “A diferencia de los documentos de memoria y cuenta tradicionales que presentan los demás entes de la administración pública, el Libro Amarillo tiene una sección que incluye las intervenciones de los cancilleres en foros internacionales; intervenciones sobresalientes de representantes diplomáticos en eventos importantes; resoluciones ministeriales que tienen que ver con la adquisición de inmuebles, donaciones de terrenos y negociaciones similares; intervenciones presidenciales; listas de acuerdos, convenios y tratados,; comunicados conjuntos sobre asuntos específicos, entre otros temas”.

Un vistazo hacia el pasado

Miguel Abello explica que la colección bibliográfica del Ministerio de Relaciones Exteriores comenzó a formarse gracias a la adquisición progresiva y aleatoria de materiales diversos; por compra, canje o donación: “Durante la década de los 30 existía un funcionario que se encargaba de clasificar los libros que ingresaban al MRE por estas vías”.

Abello menciona a la Señorita Gertrudis Feliú como la primera Consultora Técnica contratada por el Ministerio para organizar el fondo bibliográfico existente para 1938: “Los libros donados no atendían a una especialización del Despacho, por lo que el proyecto de Feliú intentaba organizar la colección de forma sistemática con la ayuda de un sistema de clasificación reconocido internacionalmente”.

En efecto, en el expediente número 71 de la Dirección General del MRE, correspondiente al año 1938, pueden hallarse varios documentos referentes a la propuesta de organización de la Biblioteca remitida por la Srta Feliú al titular de este Ministerio para esa fecha, Sr. Esteban Gil Borges.

Entre ellos, destaca un interesante memorando en el cual Feliú ofrece un diagnóstico de la situación de la Biblioteca para ese momento (1938):

“ La Biblioteca del Ministerio de Relaciones Exteriores tiene en la actualidad 4.863 libros incluidos en su catálogo. (…) La Biblioteca tiene dos catálogos: por autores y por materias, ambos muy deficientes en todo sentido. Las fichas están escritas a máquina, y llevan en el catálogo de autores: el nombre del autor, el título de la obra y el número de acceso. Las fichas del catálogo de materias llevan la materia y debajo el título del libro y el número de acceso; los dos catálogos están ordenados alfabéticamente. Esta es toda la catalogación y toda la información que se tiene sobre los libros de la Biblioteca …”

Feliú propone utilizar como método de catalogación el “Código Anglo Americano, “redactado conjuntamente por la American Library Association y la Library Association de Inglaterra, por ser el más universal y completo” . Por otra parte, para las labores de clasificación prefiere “ la Classification Decimale Universelle, del Institut Internacional de Bibliographie, de Bruselas…”.

Según expone Abello, el proyecto de Feliú no llegó a concretarse, “por lo que la colección bibliográfica del Ministerio debió esperar hasta 1958, cuando se contempla crear una sección especial y se asigna un espacio debidamente acondicionado para su colocación permanente y para su custodia, que es la Biblioteca que conocemos hoy”.

El arreglo de este salón, caracterizado por los elaborados zócalos y estanterías de madera que cubren todas sus paredes, y su designación como sede de la Biblioteca del MRE, forma parte de la última gran remodelación realizada en la Casa Amarilla , iniciada en 1957 durante la dictadura militar del General Marcos Pérez Jiménez.

Antes de llegar a la actual sede de la Biblioteca del MRE, el fondo bibliográfico del ministerio se resguardó desde 1956 en el piso 10 del edifico de la Biblioteca de la Universidad Central de Venezuela.

Un vistazo hacia el presente

Hoy, la colección bibliográfica del MRE está organizada en su totalidad bajo el Sistema de Clasificación Decimal DEWEY* , y bajo las Normas de Catalogación Angloamericanas. La base de datos que se utiliza en la Biblioteca fue diseñada pertenece con el programa WinISIS, desarrollado por la UNESCO y distribuido gratuitamente.

Además, “contamos con un sistema de búsqueda automatizada y de consulta electrónica. Deseamos también digitalizar algunas fuentes bibliográficas muy antiguas que presentan deterioros, sobre todo en las Gacetas Oficiales y en los Libros Amarillos, para evitar su manipulación directa y garantizar su preservación”, explica Abello.

En la actualidad, agrega Abello, “estamos recibiendo asesoramiento de la Biblioteca Nacional en el establecimiento de Políticas para la Formación de Colecciones, y estamos gestionando futuros adiestramientos en el área de conservación, restauración y preservación de materiales bibliográficos, así como la implementación de un sistema informático para la automatización de la gestión bibliográfica, relacionada con el control de préstamos y estadísticas”.

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Una meta fundamental: la especialización

Según Abello, durante la década de los 70 el MRE tuvo el interés de acordar con la Biblioteca Nacional algunos parámetros básicos para la organización de su fondo bibliográfico, consolidar un sistema de clasificación y especializar la colección.

Se planteó entonces la compra de material bibliográfico que atendiera la gestión del Ministerio: “Deseamos que el fondo bibliográfico del MRE tienda aun más a la especialización en temas vinculados con las relaciones internacionales. Parte de nuestros proyectos para la Biblioteca están relacionados con el establecimiento de una Política de Formación de Colecciones, que establece pautas específicas para orientar la adquisición de nuevo material bibliográfico, vía compra, canje o donación”, asevera Abello.

La meta de la Dirección General de Archivos y Bibliotecas es lograr que las fuentes bibliográficas que se adquieran por estas tres vías atiendan mejor a las necesidades informativas del personal que labora en un ente como el Ministerio de Relaciones Exteriores, “sobre todo ahora que Venezuela está estableciendo nuevos lazos diplomáticos con varias naciones de África y Asia. La Biblioteca debe reflejar en su colección las directrices de la política exterior adoptada por el ejecutivo Nacional”, agrega Abello.

Otro de sus objetivos se dirige a la consecución de nuevos espacios para ofrecer un servicio óptimo.

Al igual que el Archivo Central, el área destinada al uso de Biblioteca se hace insuficiente para albergar al creciente número de fuentes bibliográficas que integran la colección. Por ello, “es necesario acondicionar nuevos espacios, quizás sólo para el almacenamiento de libros. De igual forma, la Biblioteca cuenta con estanterías abiertas, que no permiten aprovechar al máximo el espacio existente. Podrían instalarse archivos rodantes en algunas áreas destinadas sólo al resguardo de material bibliográfico, para optimizar el uso del espacio disponible”, comenta Abello.

Por otra parte, también se desea atender a una mayor cantidad de usuarios, pues “actualmente la Biblioteca tiene una capacidad para unas 20 personas consultando de manera simultánea”.

En cuanto al estado de la colección, Abello afirma que tanto el mobiliario como los libros custodiados en la Biblioteca no presentan daños aparentes: “El fondo se encuentra en muy buen estado de conservación, salvo algunas publicaciones muy antiguas, como las primeras Gacetas Oficiales y los primeros Libros Amarillos”.

Sin embargo, la preservación de este acervo bibliográfico no sólo depende de la gestión del equipo de profesionales encargados de su custodia, sino de la comprensión de su enorme importancia como parte invaluable del patrimonio cultural e histórico de nuestra nación.

Biblioteca del Ministerio de Relaciones Exteriores.		Detalle de las mesas de trabajo de la Biblioteca.
Algunos ejemplares de la sección “Libros Raros”.

Primera Edición del Resumen de la Historia de Venezuela de Rafael María Baralt, 1841.